Poniżej przedstawiamy wypróbowany w praktyce format spotkania, który można wykorzystać jako punkt wyjścia do własnego projektu przebiegu spotkania. To tylko sugestia ustawienia ról. Jeśli jesteś nowy w prowadzeniu klubu Agora, sugerujemy zacząć od takiego formatu, dopóki nie poczujesz się z nim wystarczająco pewnie, żeby go modyfikować. W tej sekcji wyjaśniono tylko ogólną kolejność i sugerowane terminy, ale nie podano szczegółów dotyczących działania każdej z ról. Informacje te można znaleźć w rozdziale „Role na spotkaniu”. Format spotkania jest zasadniczo taki sam, niezależnie od tego, czy spotkanie odbywa się osobiście, czy online. Przed spotkaniem Gospodarz spotkania powinien przybyć z dużym wyprzedzeniem przed planowaną godziną rozpoczęcia spotkania. Do jego lub jej zadań należy: Przygotowanie sali - stoły, krzesła, mównica, ustawienie banerów Agory i klubu, itd. Przygotowanie narzędzi, których kontroler czasu będzie używał do monitorowania i sygnalizowania czasu (stoper, sygnały świetlne, kolorowe plansze, itd.) Wydrukowanie programu spotkania Jeśli trzeba - sprawdzenie oświetlenia, nagłośnienia i sprzętu do wyświetlania. Jeśli klub nagrywa spotkania - ustawienie sprzętu i przygotowanie go do nagrywania. W przypadku spotkań online Gospodarz spotkania powinien wystartować spotkanie co najmniej 15 minut przed oficjalnym czasem rozpoczęcia. Niektóre kluby lubią mieć segment „towarzyski” (po prostu rozmowy) w programie, który zwykle może trwać do 30 minut przed spotkaniem i wiele godzin po nim. Wymagane materiały Spotkania fizyczne Na spotkanie klubowe odbywające się fizycznie potrzebne będą przynajmniej następujące rzeczy: Stoper do mierzenia czasu przemów Coś do sygnalizowania mówcy upływającego czasu. Pokazuje się zielony, żółty i czerwony sygnał. Można użyć kolorowych świateł lub po prostu kolorowych papierowych plansz. Formularze opinii dla publiczności. Wszyscy siedzący na widowni (nawet goście) mogą przekazać swoje uwagi mówcy na tych formularzach. Możesz znaleźć konfigurowalne wzorce formularzy opinii - tak jak ten poniżej - na Potralu Marki (www.agoraspeakers.org/brand.jsp). Możesz używać przygotowanego wzoru lub stworzyć swój własny. Długopisy dla publiczności i (zwłaszcza) dla Kontrolera Czasu i Gramatyka Wydrukowane Programy Spotkania Słowo dnia, wydrukowane na jednej lub dwóch kartkach, dużym drukiem, żeby było łatwe do odczytania przez mówców i publiczność, nawet z odległości. Kartki papieru (a najlepiej szablony) dla Gramatyka, Kontrolera Czasu i Kontrolera Niepotrzebnych Słów. Spotkania Online W przypadku spotkań online dobrze jest mieć pod ręką poniższe linki i materiały, na wypadek gdyby ludzie pełniący role czegoś zapomnieli Linki do plików tła w Zoomie, których może używać Kontroler Czasu Linki do Kreatora Materiałów Marketingowych, aby Gramatyk i Kontroler Czasu mogli wygenerować swoje szablony i tła Wygenerowane wersje PDF Kart Recenzji dla każdego projektu i roli. (Mogą je automatycznie wygenerować ze strony każdej roli i projektu) Wygenerowany plik PDF do Ogólnego Formularza Opinii, którego członkowie niebędący recenzentami mogą używać do przekazywania uwag mówcom Spotkanie Część I - Rozpoczęcie 1. Zazwyczaj Gospodarz Spotkania prosi o ciszę i rozpoczyna spotkanie. Wita wszystkich, a następnie przedstawia zwięźle osobę pełniącą rolę Prowadzącego Spotkanie w danym dniu i udziela tej osobie głosu. 2. Prowadzący Spotkanie wita wszystkich. Kilka praktycznych rzeczy, o których może wspomnieć w tym momencie to: Przypomnienie wszystkim o wyłączeniu telefonów komórkowych. W przypadku spotkań online dodatkowo poproszenie, aby ludzie wyłączyli wszelkie możliwe źródła zakłóceń i zamknęli drzwi pokoju, w którym się znajdują. Przypomnienie wszystkim, aby podczas przemówień nie przechodzili przez salę. W przypadku spotkań online przypomnienie wszystkim, że najważniejsze jest bezpieczeństwo, trzeba też zadbać o przyzwoitość. Oznacza to, że podczas spotkania nikt nie powinien prowadzić samochodu ani wykonywać innych czynności wymagających skupienia. Każdy powinien też być odpowiednio ubrany, ponieważ wszyscy powinni mieć włączone kamery. Jeśli w spotkaniu uczestniczą goście, przedstawienie ogólnych informacji na temat Agora Speakers International i klubu, jego celu, misji oraz tego, czym się zajmujemy i w jaki sposób to robimy. Jednym z aspektów, który zawsze warto wyjaśnić gościom, jest to, że spotkanie nie jest takim-sobie-luźnym-spotkaniem, podczas którego wszyscy sobie przemawiają, ale odbywa się według ustrukturyzowanego programu, z ludźmi pełniącymi określone role, do których wcześniej zgłosili się na ochotnika. Pomaga to gościom szybko pozbyć się powszechnych błędnych wyobrażeń dotyczących spotkań Agory Spotkanie podzielone jest na różne segmenty, za każdy z nich odpowiadają różne osoby. Role i segmenty mają określone cele, które są szczegółowo wyjaśnione w materiałach online. Role są obsadzone przez ochotników i każdy może zgłosić się do pełnienia roli Role pełnione są przez inne osoby na każdym spotkaniu – dzisiaj Prowadzącym Spotkanie jest jedna osoba, następne spotkanie będzie to ktoś inny Każdy jest recenzowany, abyśmy wszyscy mogli się doskonalić i uczyć. Czasem warto też wyraźnie zaznaczyć te kwestie podczas przemowy na rozpoczęcie spotkania. Jeśli są jacyś goście, jest to również dobry moment, aby każdy z nich wstał i przedstawił się publiczności. Zwykle Prowadzący spotkanie może również zadać jakieś proste pytanie, np. „Skąd się o nas dowiedziałeś?” lub „Co cię do nas sprowadziło?” itp. Niektórzy goście myślą, że prośba o przedstawienie się to zaproszenie do wygłoszenia z marszu 20-minutowego przemówienia. Prowadzący spotkanie powinien szybko przerwać wszelkie takie próby, bo mogą zaburzyć przebieg spotkania. Część II - Zespół Recenzencki 3. Prowadzący spotkanie na 1-2 minuty oddaje głos Kontrolerowi Czasu, który wyjaśnia swoją rolę, mówi dlaczego pilnowanie czasu jest ważne i jak będą używane sygnały czasu podczas spotkania. for 1-2 min, who explains his role, why timing is important, and how the time signals work 4. Prowadzący spotkanie oddaje na 1-2 minuty głos Gramatykowi, który wyjaśnia swoją rolę i rzeczy, na które będzie zwracał uwagę. for 1-2 min, who explains his role and the things he is going to look for. 5. Prowadzący spotkanie oddaje na 1-2 minuty głos Kontrolerowi Niepotrzebnych Słów, który wyjaśnia swoją rolę, znaczenie nieużywania słów wypełniających i podaje kilka przykładów. Na niektórych spotkaniach role Gramatyka i Kontrolera Niepotrzebnych Słów pełnione są przez tę samą osobę. Jeden z nich może również powiedzieć o „Słowie dnia”. Celem Słowa Dnia jest nauczenie ludzi elastyczności w przemawianiu oraz umiejętności dostosowywania się do zmian, zamiast wygłaszania przemówień z pamięci. Część III - Projekty 6. Przy każdym projekcie Prowadzący Spotkanie: Wzywa Recenzenta Przemowy do wyjaśnienia celów przemówienia Wzywa Mówcę na scenę, do wygłoszenia przemówienia Daje słuchaczom 1-2 minuty po przemówieniu, aby każdy mógł napisać mówcy swoje uwagi. Zaleca się, aby projekty były uporządkowane według rosnącego stopnia trudności, aby uniknąć sytuacji, w której ktoś z ogromnym doświadczeniem wystąpi przed niedoświadczonym mówcą. 7. Po zakończeniu segmentu przygotowanych przemówień, Prowadzący Spotkanie oddaje głos Prowadzącemu Gorące Pytania, który zaczyna swój segment. Zwykle ten segment trwa około 15 minut, bo każda odpowiedź na Gorące Pytanie trwa od 1 do 2 minut. To dobry moment na krótką przerwę, jeśli klub ma w zwyczaju je robić, ponieważ daje to recenzentom więcej czasu na dokończenie przygotowywania recenzji. Ponadto niektóre kluby przeprowadzają głosowania na najlepszego mówcę i najlepsze odpowiedzi na Gorące Pytania. To dobry moment, aby poprosić wszystkich o głosowanie i zebrać głosy. W przypadku przeprowadzania głosowania należy podać ponownie (a najlepiej zapisać w widocznym miejscu) imiona mówców oraz imiona wszystkich uczestników Gorących Pytań. Część IV - Recenzje Przemów 8. Po zakończeniu poprzedniej części, Recenzent Spotkania prosi Recenzentów poszczególnych przemów o wygłoszenie swoich recenzji. Każda z nich trwa od 3 do 5 minut. 9. Po recenzjach wszystkich przemów na scenę wchodzi Recenzent Gorących Pytań i przedstawia swój raport. Ta recenzja trwa około 5-7 minut 10. Opcjonalne. Jeśli w Twoim klubie wyznaczacie Kontrolera Uwagi, teraz byłby dobry moment na jego wystąpienie. Część V - Recenzje techniczne i Zakończenie 11. Po zakończeniu poprzedniej części Kontroler Niepotrzebnych Słów, Gramatyk i Kontroler Czasu prezentują swoje raporty (każdy po 1-2 minuty), zwykle w odwrotnej kolejności, niż przedstawiali swoje role na początku spotkania 12. Na koniec Recenzent Spotkania przedstawia swoją ogólną recenzję spotkania oraz wszystkich recenzentów. To wystąpienie zazwyczaj trwa od 5 do 7 minut 13. Prowadzący Spotkanie udziela głosu każdemu (zwłaszcza członkom klubu), kto ma do przekazania jakieś ogłoszenia. To jest dobry moment, aby Prowadzący Spotkanie zapytał gości o ich opinie na temat spotkania, jak się czuli itp. 14. Prowadzący Spotkanie oddaje głos Gospodarzowi Spotkania, który oficjalnie kończy spotkanie.